A2 · 12.5 · eine formelle E-Mail
Writing a formal e-mail in German
Formal e-mails follow a fixed frame: greeting → reason → request → closing. Use Sie and full sentences.
The frame
- Greeting: Sehr geehrte Frau Becker, (Dear Mrs Becker,) / Sehr geehrter Herr Wolf, (Dear Mr Wolf,). Name unknown: Sehr geehrte Damen und Herren, (Dear Sir or Madam,)
- Reason: ich schreibe Ihnen, weil … (I am writing to you because …). Small letter after the comma!
- Request: Könnten Sie mir bitte … ? (Could you please … ?) / Ich hätte eine Frage zu … (I have a question about …)
- Thanks: Vielen Dank im Voraus. (Thank you in advance.)
- Closing: Mit freundlichen Grüßen (Kind regards) + your name. No comma after Grüßen.
An example
Sehr geehrter Herr Wolf,Dear Mr Wolf,
leider bin ich krank und kann diese Woche nicht in den Betrieb kommen.unfortunately I am ill and can’t come to work this week.
Die Krankschreibung schicke ich Ihnen morgen.I will send you the sick note tomorrow.
Mit freundlichen GrüßenKind regards
Tomás HerreraTomás Herrera
Useful phrases
| German | English |
|---|---|
| Ich interessiere mich für … | I am interested in … |
| Anbei finden Sie … | Attached you will find … |
| Ich freue mich auf Ihre Antwort. | I look forward to your reply. |
| Betreff: | Subject: |
Good to know 1
1After the greeting comma, the first word is small (unless it is a noun or Sie).
Practise: Writing a formal e-mail10 questions with instant feedback · free, no account needed
Cheat sheet: Polite German